mail profesional bizztactics

Todos los días nos enfrentamos al uso de la tecnología y específicamente las comunicaciones de hoy en día se basan en medios digitales, de hecho tengo plena seguridad que una herramienta primordial a la que damos uso todos los días es el correo electrónico. De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computación Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa envía alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral.

La realidad es que aunque esta herramienta es utilizada por todos nosotros con frecuencia y de manera casi automática son pocos los que cuidan su estructura y formato, sin embargo no debemos olvidar que hoy en día un correo puede ser tu carta de presentación, una posible venta o una conversación que te puede abrir oportunidades.

Por todo lo anterior,  las siguientes recomendaciones que te doy desde Bizztactics te ayudarán a proyectar una imagen más profesional:

  • Elige cuidadosamente el Título.

El título debe ser específico y corto, resumiendo el objetivo del correo. Usa la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de importancia cuando la situación lo amerite.

  • Saludo inicial

En un ambiente laboral el saludo deberá ser atemporal sin evidenciar cuándo se envió el correo, te recomiendo saludos como: Estimado…, Buen día…, etc.

  • Redacción y cuerpo del correo

Procura siempre sintetizar la información, mantén corto y específico tu correo, recuerda que algunos usuarios reciben más de 300 correos diarios por lo que es más probable que presten atención a tu correo si lo mantienes simple y concreto. Además evita usar fondos de pantalla, ninguno se ve profesional.

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  • Despedida

No importa si el correo no es tan formal, despedirte demuestra profesionalismo. Te recomiendo: Saludos cordiales, Que tengas un buen día, Gracias por tu atención, Saludos, etc.

  • Firma

Te sugiero configurar una firma personalizada, esto te facilitará trabajo y te ahorrará tiempo, adicional estarás dando presentación y cuerpo a tu correo.

  • Ortografía

Como lo mencione al principio de este artículo un correo puede ser tu carta de presentación, cuida tu ortografía. Los signos de puntuación, abreviaturas, y el uso de emoticones quedan descartados, el correo no es un chat. Tampoco escribas con mayúsculas, puedes dar una impresión equivocada.

  • Elimina las conversaciones anteriores.

En ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario, te recomiendo dejar los últimos dos correos si se trata de continuar la misma línea de comunicación. Es mejor revisar a detalle que correos incluir y cuales no, pues algunos usuarios responden o reenvían correos con un historial completo lo cual puede ser contraproducente.

  • CC y CCO

Utiliza bien las herramientas del correo electrónico, se cuidadoso a quien pones en copia y en copia oculta.

  • Si es urgente confirma con una llamada

Si tienes algún asunto urgente que tratar no esperes que la contraparte este cada minuto de su día revisando su correo, confirma con una llamada y aclara que es urgente el correo que acabas de enviar.

  • Contesta tus correos a la brevedad

Lo ideal es un acuse de recibo en 24 horas, te recomiendo mínimo confirmar la recepción del correo en caso de no poder contestar para no generar incertidumbre en la contraparte.

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Los puntos mencionados son sumamente importantes, algunas recomendaciones adicionales que te hago:

  • Guarda aquellos correos que son importantes o que podrán servirte de soporte o evidencia.
  • Cuida no contestar enojado los correos electrónicos, no tengas discusiones ni te enganches por este medio, este tipo de cuestiones se resuelven en persona.
  • Utiliza tu correo como herramienta de trabajo y aprende a utilizar todas las herramientas con las que cuenta tu correo: agenda, contactos, firmas, corrector de ortografía y respuestas automáticas
  • Evita firmas como: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc., pueden malinterpretarse como presunción o pose.

¡Recuerda! Si quieres recibir más tips prácticos sobre el uso de herramientas de negocio suscríbete a mi página para que recibas los artículos que publico en el blog de Bizztactics directo a tu correo electrónico.

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