Hoy en día podemos encontrar en internet una cantidad impresionante de artículos, recomendaciones y consejos sobre cómo incrementar la productividad. Personalmente, después de haber probado algunas de estas recomendaciones descubrí que la mayoría solo ayuda a incrementarla de 1 a 2% con respecto a tu estado actual, lo cual resultó frustrante para mí pues no conseguí lo que esperaba lograr.

Pero, ¿qué pasaría si pudieras aumentar tu productividad en un 50% con respecto a tus actividades diarias? Cualquier empresario daría lo que fuera por poder hacer más con la misma cantidad de tiempo, pues las actividades diarias parecen nunca terminar y usualmente todavía no terminamos una tarea y ya estamos comenzando a trabajar en otra.

El año pasado me di a la tarea de hacer mi propia investigación en Bizztactics y te comparto los 5 tips de alto impacto que me permitieron ahorrar 50% de mí tiempo.  Estas recomendaciones no son nuevas, existen hace ya más de 10 años y la ventaja es que son muy fáciles de poner en práctica, aplícalas y tú mismo evalúa los resultados.

  1. Realiza un plan de acción.

Al elaborar un plan de acción me di cuenta que podía enfocarme más en aquellos pendientes que resultaban más importantes y/o urgentes, realizar un plan de acción te permitirá priorizar tus tareas, y segmentar tus labores de modo que no dejes de realizar las acciones que resulten más importantes para lograr los objetivos. La diferencia de un plan de acción con una simple lista de tareas es que en un plan de acción detallas el ¿Qué? ¿Cómo? ¿Por qué? Y ¿Para qué?

Algunas recomendaciones para elaborar tu plan de acción son:

  • Haz que tu lista de tareas sea corta.
  • manejo de tiempo bizztactics
    La descripción de cada tarea de la lista también debe ser corta, de modo que puedas expresar en 5 o 10 palabras lo que tienes que hacer.
  • Desglosa las tareas complejas en varias tareas simples.
  • Escribe tus tareas de modo que llamen a la acción, incluye un verbo en ella. Ejemplo: en lugar de «Informe», escribe «Hacer el informe»
  • Categoriza tus tareas, por ejemplo si necesitas contestar correos electrónicos, pon una categoría que se llame “correo”, prioriza y dedica tu tiempo a enviar todos los correos que tengas pendientes en una sola ocasión.
  • Agenda tus tareas, ponles una fecha, hora y tiempo para realizarla. Establece una fecha límite de tal modo que no la dejes pasar hasta completarlas.
American National Standards Institute Inc.
  1. Establece espacios de tiempo

Seguramente has tenido la sensación de que tu día no rinde y usualmente dejamos tareas sin completar argumentando que no nos dio tiempo. Si el día tiene 24 horas y quitamos las horas de sueño, lo ideal es establecer un horario para el trabajo en donde podamos ejecutar las tareas del plan de acción; por eso en el punto anterior establecimos una fecha, hora y tiempo para completar la tarea de tal modo que entre más específicos seamos al detallar nuestras tareas mejor podemos administrarnos para completarlas.

  1. Breaks: ¿Amigos o enemigos?

Las personas que regularmente toman descansos tienden a mantener el foco y su productividad alta durante todo el día. Nuestra atención es un recurso limitado y con descansos regulares somos capaces de mantener la concentración. Los descansos son tus amigos, pero para que sea efectivo aplica con dos reglas:

  • Primero, un descanso programado es mucho mejor que uno al azar
  • En segundo lugar, debe tener una duración limitada.
    no postergar bizztactics
  1. ¡No postergar!

Postergar las tareas es simplemente acumular trabajo que eventualmente tendrás que realizar.

El remedio para dejar de postergar actividades es simple: Empezar, enfócate en el comienzo en lugar del final, así es más fácil seguir adelate.

  1. La regla de oro para incrementar la productividad es:

Si no estás de humor, no tienes por qué hacer alguna actividad, pero tampoco debes permite hacer nada. Entonces, tienes dos opciones:

  1. Puedes realizar una tarea de tu plan de acción, pero no es obligatorio,
  2. No hacer nada más.

¿Qué significa «No hacer nada más»? Significa que no se te permite hacer nada productivo (otra tarea, tareas domésticas, papeleo…) o cualquier cosa que ayude a volar en el tiempo (navegando por la web, revisando su teléfono, leyendo las noticias, escribiendo correos electrónicos…). Puedes mirar por la ventana, subir y abajo en tu habitación, etc.

¿Por qué funciona esta regla y cómo aplicarla?

  • Antes que nada, tienes una opción, lo que da la sensación de libertad.
  • Tu mente no se sentirá obligada a trabajar (el trabajo forzado nunca es trabajo eficiente).
  • Te darás cuenta de que no hacer nada es aburrido.

La aplicación de esta regla te ayudará a lidiar con la postergación y gastar tu tiempo programado productivamente. Requiere algo de disciplina y fuerza de voluntad, así que lo mejor es deshacerse de las tentaciones a tu alrededor, para ello realiza lo siguiente:

  1. Asegúrate de que no te interrumpan
  2. Apaga tu teléfono (modo avión o notificaciones desactivadas)
  3. Cierra las pestañas y ventanas innecesarias en tu navegador (o cierra el navegador)
  4. Deshazte de periódicos, revistas y libros en tu espacio de trabajo
  5. Trabaja en un lugar sin distractores como televisiones

Si quieres incrementar tu productividad y aún después de aplicar estos consejos no lo consigues, ponte en contacto conmigo y con gusto te ayudo a elaborar un plan que te ayude a organizar tu tiempo!